Los sistemas de información se han ido
convirtiendo con el tiempo, en otra área funcional de la empresa, tal como la
de contabilidad, finanzas, mercadeo, o producción. En la actualidad toda
organización exitosa se ha concientizado de la importancia del manejo de las
tecnologías de información (TI) como elemento que brinda ventajas comparativas
con respecto a la competencia.
Es importante tener en cuenta que un
sistema de información necesita justificar su implementación desde el punto de
vista - costo / beneficio -, partiendo de la concepción del valor que se le
otorgue a la información dentro de una organización.
Los beneficios se pueden medir a nivel
intangible y tangible de acuerdo a la organización, pues es diferente hacer el
análisis desde el punto de vista de una empresa comercial a una de tipo
académico que pretende prestar un servicio social como lo es la salud o
educación pública.
Los beneficios que se pueden
obtener usando sistemas de información son los siguientes:
- Acceso rápido a la información y por ende mejora en la atención a los usuarios.
- Mayor motivación en los mandos medios para anticipar los requerimientos de las directivas.
- Generación de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difíciles de detectar y controlar con un sistema manual.
- Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados en sistemas de información que presentan elementos claros y sustentados.
- Evitar pérdida de tiempo recopilando información que ya está almacenada en bases de datos que se pueden compartir.
- Impulso a la creación de grupos de trabajo e investigación debido a la facilidad para encontrar y manipular la información.
- Soluciona el problema de falta de comunicación entre las diferentes instancias. A nivel directivo se hace más efectiva la comunicación
- Organización en el manejo de archivos e información clasificada por temas de interés general y particular.
- Generación de nuevas dinámicas, utilizando medios informáticos como el correo electrónico, multimedia, teleconferencia, acceso directo a bases de datos y redes nacionales e internacionales.
- Acceso a programas y convenios e intercambios institucionales.
- Aumento de la productividad gracias
a la liberación de tiempos en búsqueda y generación de información repetida.
