Los sistemas de información y su impacto en la productividad

Para nadie es desconocido que los Sistemas de Información han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. Desde hace un tiempo que las organizaciones han sido consideradas en sí mismas sistemas de información y la información se ha posicionado como un elemento primordial dentro de los recursos que posee una empresa. A través del uso de los Sistemas de Información se logran importantes mejoras en la gestión empresarial, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su utilización nos encamina a las tan cotizadas “ventajas competitivas”.

  

SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y EMPRESA

Desde hace ya algunos años las organizaciones se ven enfrentadas a entornos cada vez más complejos, donde factores como la globalización de los mercados, la competitividad y la eficiencia, las incitan a adoptar herramientas e implementar estructuras para competir en esta nueva era impregnada de conocimiento y tecnología, denomina como era de la información.

Actualmente, las empresas han comprendido la importancia de la información como uno de sus principales recurso

s. Los encargados de las tomas de decisiones han comenzado a comprender que la información no es sólo un fruto de la gestión empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de éstos.

Para obtener y aprovechar los beneficios que nos brinda “la información”, ésta debe ser manejada de forma correcta y eficiente, al igual como se manejan los demás recursos con los que cuenta la organización. Cabe señalar, que se requiere un previo entendimiento por parte de los administradores en materia de los costos asociados con “la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la información” que es manejada en la organización. Debido a que a pesar que la información se encuentra a nuestro alrededor, debemos entender que ésta no es gratis, y su uso es estrictamente estratégico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de una industria.

Es aquí donde juega un papel fundamental los Sistemas de Información, entendiéndose dicho concepto como: “el conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye (parte de) la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesarias para desempeñar las funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia”.

Cuando la organización decide gestionar y hacer uso de la información, el Sistema de Información a implementar (independiente del nivel de la organización en el cual se desea integrar el sistema) debe ser un fiel reflejo de las necesidades y requerimientos de la empresa. Es decir, no basta solamente con contar con la información sino que se requiere del diseño de un “sistema integrado que relacione la información obtenida por las diversas aplicaciones de la empresa”. Para ello, se requiere elegir la Tecnología de Información adecuada, como componente fundamental en la implementación de este sistema y como generador de ventajas estratégicas.

Actualmente las nuevas tecnologías hacen posible que la información viaje a gran velocidad a cualquier lugar del mundo, incorporando a nuestro vocablo habitual términos tales como: e- business, e-commerce, TI (Tecnología de Información), entre otros. Esto debido a que cada vez son más las empresas que se sumergen en el mundo de los sistemas de información, que no sólo nos abre las puertas al mundo de los negocios en Internet, sino también al intensivo abanico de posibilidades de ejecución en la diversas áreas al interior de la organización, como los son: Marketing, Ventas, R.R.H.H, Producción, entre otros.

La implementación de los Sistemas de Información entrelazados con la TI adecuada nos brinda múltiples beneficios que se ven reflejados en mejoras tales como:

•  La optimización de la relación de la empresa con sus clientes 
• Conocer cómo está respondiendo la empresa a las consultas y quejas (servicio al cliente) 
• Identificar quiénes son realmente sus clientes 
• Conocer qué compran sus clientes, cómo y cuándo 
• Detectar nuevas tendencias a partir de los hábitos de compra (marketing) 
• El proveedor recibe la información de pedidos en un tiempo muy corto 
• Eliminación de papeles y faxes ya que todo se hace por medio del software 
• 
Reducción de costos 
• Integración establecida de todas las funciones del negocio
• 
Facilidad de compartir amplia información de la empresa 
• Proceso mejorado del trabajo 
• Aumento en el acceso a los datos disponibles para la toma de decisiones 
• Información oportuna y exacta 
• Respuesta rápida a la operación de negocio y a las condiciones de mercado que cambian; dando por resultado ventajas competitivas mejoradas.